راهنمای نوشتن یک ایمیل برای ارتباط کاری، علمی و حرفه ای

این راهنما، بیشتر برای نگارش نوعی از ایمیل است که در آن درخواستی را جهت انجام یک کار از دوستان خود یا حتی افرادی که قبلاً آشنایی با آنها نداشته ایم، مطرح می کنیم. هدف از این پست ایجاد یک قالب بسته و خشک برای مکاتبات نیست. این پست تنها نتیجه تجربه چندین ساله من در ارتباطات و ایمیل هایی که جهت همکاری یا درخواست یک کمک ساده به یک دوست آشنا زده ام و بررسی تفاوت میان ایمیل هایی است که پاسخ آنها را در کمترین زمان و به بهترین وجه ممکن گرفته ام و ایمیلهایی است که حتی نزدیک ترین دوستم نیز که مطمئن هستم کوچکترین بی تفاوتی نسبت به درخواست بنده نمی کند، پاسخ ایمیلم را یا نداده است یا پاسخی که داده است، پاسخ مناسبی به درخواست من نبوده است. در نهایت با مقایسه تعداد بسیار بالای ایمیل هایم در این چند سال، نوک پیکان اتهام را به سمت خودم گرفتم و از چند ماه پیش شروع به تهیه یک پروتکل کردم. در ادامه بندهای چندگانه این پروتکل را می بینیم. مخاطب این بندها در عمل خود من هستم. بنابراین اگر احیاناً گذرتان به این متن افتاد، آنچه من به خودم می گویم را می خوانید نه آنچه من به شما می گویم.

1. فکر کردن سخت ترین و انرژی بر ترین کار برای بشر است. خود من خیلی وقتها حاضرم یک ساعت بدوم اما لحظه ای فکر نکنم. در ایمیلی که می زنیم، باید کاری کنیم که کمترین میزان انرژی فکری از مخاطب گرفته شود. مثلاٌ یک بار یکی از دوستان از ایران ایمیل زده و خواسته بود که یک مقاله ژورنال را در صورت دسترسی برایش دانلود کرده و بفرستم. ایشان نام مقاله را بدون ذکر نام نویسنده و اسم ژورنال و … برایم فرستاده بود. پاسخ دادن به این ایمیل برای من شده بود سوهان روح. بعد از چندین بار رد و بدل شدن ایمیل در نهایت مقاله مربوطه برایشان بعد از چندین روز ارسال شد. در حالی که من اگر از اول لینک دانلود ژورنال را می گرفتم، پیش دوستم بایت تاخیر در انجام یک درخواست به ظاهر ساده ولی در باطن سخت، شرمنده نمی شدم. این قسمت آنقدر مهم است که موضوع یک (و شاید چندین) کتاب پرمخاطب در زمینه طراحی وب شده است مثلاً کتاب با عنوان "Don't make me think" را در آمازون ببینید. بقیه بندهای این پست بر همین محور (جلوگیری از فکر کردن مخاطب) خواهند چرخید. دوست شما مثل یک مشتری (Customer) برای ایمیل شماست. مشتری را با یک طراحی پیچیده فراری ندهید. کتاب "Simplicity; a secret key to effective marketing" هم شاید، یک تاکید دوباره بر اهمیت سادگی در حفظ مشتری است.
2. اگر ایملتان یک درخواست است، آن را مطابق توانایی (تخصصی، فکری، زمانی و مکانی) مخاطب تنظیم نمایید.
3. از دوستان در مواردی کمک بخواهید که در برابر انجام آنها معذوریت فنی، مهارتی، زمانی و مکانی دارید، نه معذوریت از نوع عقلی یا وجدانی. به طور خلاصه کاری را از دیگری بخواهید که اگر خودتان توانایی، مهارت، زمان و مکان مناسب را داشتید، شما نیز در حق او انجام می دانید و هیچ نوع مانع عقلی و منطقی و روانی در برابر انجام آن نداشتید. در مورد این بند، پست مجزایی بر روی "هَردَن بیر" قرار خواهم داد.
4. اگر هدف کسب اطلاع از یک موضوع است، اطلاعات اولیه در مورد آن را در موتورهای جستجو و انجمن های گفتگو (فریوم ها) بررسی کنید. سوالاتی همچون "برای اخذ پذیرش از دانشگاه خارجی چه باید کرد؟"، "برای انتخاب رشته چه باید کرد؟" گنگ ترین و سخت ترین سوالات روی کرده زمین هستند. این سولات را باید ابتدا از گوگل پرسید. بعد آنچه را که گوگل نتوانست جواب دهد، از دوستان کمک بگیرید، سوالات را به چند سوال کاملاً اختصاصی بشکانید.
5. موضوع مناسب برای ایمیل انتخاب کنید. موضوع مناسب باید نشان دهنده کامل محتوای ایمیل باشد. نگران نباشید، از اینکه در عنوان ایمیل با دوست خود احوال پرسی نکرده اید. عناوینی همچون
   • "سلام"
   • "salam"
   • حتی خیلی صمیمانه مثل "saaalaaaaaaam"
   • "Dear Felani"
   • "No Subject"، به هیچ وجه موضوع مناسبی برای مکاتبات حرفه ای نیستند.
6. متن مکاتبات تا حد امکان مرتبط به موضوع کاری و خلاصه باشد. احوال پرسی های اضافی در متن ایمیلی که بعد از چندین سال به یک دوست زده اید، هیچگاه سرپوشی بر چندین سال بی خبری از دوستتان نیست. هم شما و هم دوستتان حاضرید به هم در صورت توان کمک کنید. بنابراین صحبت از خاطرات چایی خوردن های خوابگاه و غیره، هیچگاه زمینه سازی خوبی برای یک درخواست کمک از دوستان نیستند. اگر خیلی هم به ارتباطات خود حساس هستید، سعی کنید در فواصل زمانی مرتب، ارتباطات خود را تجدید کنید تا نیاز به پیچیده کردن نامه درخواست کاری تان نباشد.
7. مکاتبات مرتبط با "موضوع واحد" در یک ایمیل واحد پیگیری کنید. بنابراین در پاسخ ایمیل ها حد الامکان (حتی الامکان) ایمیل را "Reply" کنید و از "Compose" کردن ایمیل جدید خودداری نمائید. بدین ترتیب روند مکاتبات در طی ایمیلی واحد قابل پیگیری خواهد بود و به راحتی قابل دسترسی و پیگیری است. تنها در صورتی از ایمیل با موضوع جدید استفاده کنید که موضوع مکاتبات قبلی کاملاً بسته شده است و بحث جدیدی مطرح شده است.
8. از یک آدرس ایمیل واحد برای مکاتبات استفاده کنید. تغییر آدرس ایمیل، بخش جستجوی سرویس ایمیل  و پیگیری بعدی مکاتبات را با مشکل مواجه می کند.
9. آدرس ایمیلی که از آن برای انجام امور رسمی استفاده می کنید، باید نشان دهنده کامل هویت شما و تا حد زیادی رسمی باشد. آدرس های ایمیلی همچون "Beautiful_Princes"، "Hossein_Gol_Pesar" و "Gitar_Pro" @ هرچیزی دات کام، بیشتر مناسب چت رومها هستند، نه یک مکاتبه رسمی.
10. در متن ایمیل خیلی سریع پسر خاله نشوید. بعضی وقتها من از یک ناشناس، به عنوان ایمیل اول، ایمیلی دریافت می کنم با متنی مشابه این متن: "آقا دمت جیز اون مقاله ات رو برام بفرست.". به نظر نمی رسد، این نوع مکاتبه برای اولین ایمیلی که به یک ناشناس می زنید، مناسب باشد. البته من مقاله را می فرستم.
11. مکاتبات خود را به زبان انگلیسی یا فارسی یا هر زبان مناسب دیگری انجام دهید. اگر متن ایمیل شما فارسی است، از حروف انگلیسی برای متن فارسی ایمیل استفاده نکنید. اگر امکان تایپ حروف فارسی را ندارید و مجبورید از حروف انگلیسی (به صورت فینگلیش) استفاده کنید، از سایت هایی مثل (behnevis.com) جهت تبدیل متن استفاده نمائید.
12. املا و نگارش دستوری ایمیل خود را بررسی کنید. این موضوع را مخصوصاً در مواقعی که به زبان دوم مکاتبه می کنید مد نظر داشته باشید. یک بار، وسط راه مسافرت، آب جوش داخل فلاسکمان تمام شده بود. هوس کردیم که توی تگزاس هم وسط راه از جایی آب جوش بگیریم. من به صهبا گفتم که نمی شود. اینجا، آب جوش ندارند. ولی صهبا با مادر علی آقا محمدی رفتند داخل (فکر کنم تاکوبل) و بعد از چند دقیقه، با فلاسک پر آمدند. به صهبا گفتم چی بهشون گفتی که آب جوش بهت دادند. گفت، گفتم: "Hi. I want boiling water"!!!!! همین! یعنی "من آب جوش می خام". اما اینجا یه کافه بین راهی تو ایران نیست. به آب جوش معمولاً نمی گن آب جوش، می گن، آب داغ یا همان hot water. در ثانی شما درخواست رو باید مودبانه به صورت May I have، مطرح کنید نه اینکه کاملاً طلبکارانه فلاسک خالی را بذارید، روی میز رستوران بگید، I want boiling water. الان هی با صهبا این رو میگیم و می خندیم. اما همین چند روز پیش بود یک نفر به من ایمیل زده بود. Hi. I want your paper. چی چی، آی وانت؟ مگه با خواستن هست. :)) خلاصه اینکه در این مورد دقت کنیم.
13. اگر متن پیام را در یک فایل مثلاً word و یا pdf ضمیمه کرده اید، یک نسخه از متن پیام را در متن ایمیل نیز قرار دهید. در این صورت پیگیری مکاتبات در آینده بسیار ساده تر خواهد شد.
14. متن سوال یا درخواست، تا حد امکان واضع و با توضیحات مبسوط باشد. در مواردی که پاسخ سوالی از میان چند گزینه موجود انتخاب می شوند، وجود این گزینه ها در متن ایمیل باعث می شوند که پاسخ دهی به سوال ساده تر شده و در نتیجه در زمان کمتری انجام پذیرد.
15. بخش های مسئولیت دار درخواست خود را، خودتان بر عهده بگیرید. مثلاً یک بار یکی از دوستان به من برای ثبت نام در جایی که نیاز به اطلاعات هویتی پاسپورتش بود، ایمیل زده بود. اما به جای ایمیل کردن اطلاعات پاسپورت، تنها دو نسخه اسکن شده از آنها را برای من ارسال کرده بود. در نهایت من در عین وسواس بالا، در خواندن اطلاعات از روی پاسپورت اشتباه کردم و شد آنچه که نباید می شد. اما اگر این اطلاعات به صورت تایپ شده در متن ایمیل به من می رسید، من فقط کپی و پیست می کردم و چنین نمی شد. اگر بخشی از کار حساسیت بالایی دارد، حتماً آن خودتان بر عهده بگیرید.
16. اگر در متن یک ایمیل واحد به چندین سوال، درخواست و یا موضوع مختلف اشاره می شود، آنها را شماره گذاری کنید. این شماره گذاری موجب راحت تر شدن پاسخ دادن به آنها از روی همان شماره ها خواهد بود. در این حالت پاسخ دهنده لازم نمی بیند، مثلاً بخشهای پاسخ خود را پاراگراف بندی کند و به همان ترتیب شماره ها پاسخ ایمیل شما را به راحتی می دهد.
17. دوست شما به کار شما اهمیتی بیشتر از آنچه که خود شما به آن می دهید، نخواهد داد. یک بار یکی از دوستان از من خواست تا فردا موقع آمدن به دانشگاه، جزوه یکی از دروس را بیاورم. من از او خواستم که جهت جلوگیری از فراموشی من و شرمنده نشدن پیش ایشان، یک ایمیل خالی به من بزند تا من شب موقع چک کردن ایمیل، یادم بیفتد و جزوه را در کیفم قرار دهم. پاسخی که شنیدم این بود که "نه حتماً جزوه را بیار. چون من فراموش می کنم به تو ایمیل بزنم.". من جزوه را برایش آوردم ولی وقتی من کار خودم را فراموش می کنم، چگونه باید انتظار داشته باشم که تمام مشغله ذهنی مخاطبم انجام کار من باشد؟
18. نکته مهم دیگر هم که باید اوایل گفته می شد، این است که مطمئن شوید که ایمیل مورد مناسبی برای این ارتباط است. اس ام اس، تلفن، ایمیل، گفتگوی صوتی و گفتگوی ویدئویی، هر کدام ابزارهایی متفاوت با اهداف متفاوت هستند. بنابراین ببینید که آیا بهترین انتخاب را داشته اید؟ مثلاً از چت تنها برای مواردی استفاده کنید، که در آن پاسخ آنی مخاطب، مسیر مکاتبه را بسیار تغییر خواهد داد.
19. اگر تمام بندهای بالا را رعایت کرده اید، با درک این نکته که دریافت کننده ایمیل شما ممکن است تعداد زیادی ایمیل با اولویت مشابه کار شما در اینباکس خود داشته باشد، منتظر باشید. اگر پس از چند روز پاسخی دریافت نکردید، می توانید با فوروارد کردن همان ایمیل یک یادآوری ساده دیگر داشته باشید. اگر باز جواب نگرفتید، احتمالاً یکی از بندهای فوق را نقض کرده اید. بهتر است منتظر نمانید. :-)

نهایت تاکید چندین باره بر ایجاد کمترین بار فکری بر مخاطبتان داشته باشید. سعی کنید به جای او فکر کنید و تنها در جایی که واقعاً نیاز است، از کمک فکری او استفاده نمایید. شاید نیاز به یادآوری دوباره نباشد، که تنها مخاطب این بندها خود من هستم و شما نوشته من به خودم را خواندید. بنابراین در نوشتن ایمیل به خود من خیلی نیازی به رعایت این نکات نیست. اما اگر به دنبال پاسخ ایمیل خود هستید ... (دی)

اگر موارد دیگری نیز به نظر شما می رسد، در بخش نظرات مطرح نمایید تا به بندهای فوق افزوده شود.

پی نوشت: اگر در پاسخ ایمیلی که به من زده اید، به خواندن تمام یا بخشهایی از این پست دعوت شده اید، این فقط بهانه ای بوده است برای معرفی وبلاگم به شما. ;)

پی نوشت دو: در بلاگ سیاره امین، هم 11 نکته در مورد نوشتن ایمیل دسته بندی شده اند. شاید، مطالعه این نکات نیز برای شما جالب باشد.
پی نوشت سه: اخیراً صهبا تی وی بخشهای زیادی از متن بالا را به صورت یک فایل ویدئویی کوتاه در آورده است. اگر تمایل داشتید، می توانید ویدئوی زیر را ببینید.